Menus et commandes > Macro > Macro : CLOTURE

Accès : Depuis le format d'accueil de GDMS, menu "Utilitaires" commande "Macro", saisir CLOTURE puis valider le dialogue.

Cette macro vous permet principalement de clôturer des documents non encore soldés ; lorsque le mode simulation est activé (option par défaut) seules les estimations d'enregistrements traités sont affichés.

Pour que le traitement soit effectif il faut désélectionner l'option 'Simulation' qui est activée par défaut.

•Cet archivage respecte la visibilité, il est généralement conseillé d'opérer depuis GDMS mais vous pouvez le faire depuis chacune des organisations si les paramètres d'archivage ne sont pas les mêmes suivant les sites.

•L'action est mémorisée dans la table des 'Événements divers de traçabilité'.

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Clients et fournisseurs

Si l'enregistrement est éligible à l'archivage et qu'il ne possède aucun document lié (quelqu'en soit l'organisation à l'origine) il sera alors supprimé, dans le cas contraire l'enregistrement sera juste archivé.
Un enregistrement archivé est automatiquement exclu des sélections réalisées à partir de la liste principale et on ne peut lui affecter de document (Bdc, BL, ...) tant qu'il possède ce statut.
La commande "Afficher enregistrements archivés" disponible via le menu "Spécificités table" uniquement pour l'administrateur et les utilisateurs du service "Comptabilité", permet de visualiser les enregistrement archivés de manière à pouvoir les réactiver si nécessaire.

Matériels

Si aucun document n'est lié au matériel ce dernier pourra être supprimé, dans le cas contraire il sera juste marqué en tant que 'Matériel non roulant'.

Documents (achat et vente)

•Les enregistrements commandes, devis, livraisons, OR seront positionnés sur 'Soldés manuellement' pour ceux qui ne le sont pas (tant au niveau de l'entête du document que de son contenu).

•Les enregistrements de la table factures verront leur champ 'Montant restant à payer' initialisé à zéro, le champ 'Statut facture' sur 'Réglé.