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Toutes les tables bénéficient de l'envoi en nombre via l'option 'Publipostage à partir de la vue courante'.
Cette fonction permet de gérer un publipostage automatisé avec Microsoft Word, vous pouvez opter pour l'un des modes suivants :
•courrier classique,
•courrier électronique,
•télécopie.
Note : en plus de cette fonction générique, basée sur les champs de la vue courante, certaines tables proposent également des formats de publipostage prédéfinis.
A titre d'exemple la table 'Matériels' propose les formats suivants :
•'Fiche matériel' qui permet de récupérer toutes les informations de la fiche matériel (donc indépendamment des informations de la vue courante qui ne peut contenir autant de champs).
•'Relance sur entretiens planifiés' qui permet de regrouper les contrôles par matériel et client.
Afin de connaître la liste des documents prédéfinis pour une table veuillez vous reporter à la section relative à cette dernière.
Introduction
Un publipostage nécessite 2 éléments :
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La source de données (les informations issues de GDMS), GDMS exporte les données de la vue courante dans un fichier texte nommé MERGE.TXT et situé dans le dossier : <VOLUME>:\Documents and Settings\<NOM_UTILISATEUR>\Mes documents\GDMS\ Ce fichier texte contient en entête le nom des champs de la vue courante ainsi que les enregistrements relatifs à la sélection courante. Note 1 : le chemin d'accès complet au dossier GDMS est spécifié dans l'onglet 'Données techniques' du dialogue 'A propos de GDMS' |
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Le document Word qui utilisera la source de données pour réaliser l'envoi en nombre. |
Note : vous devez au préalable préparer votre modèle de document avec Word en utilisant les fonctions relatives au publipostage et à l'aide d'un fichier échantillon contenant les champs que vous souhaitez exploiter.
Pour plus d'informations sur le publipostage veuillez vous reporter au chapitre relatif à ce sujet de la documentation de Word.
Mise en place d'un publipostage
Si des images sont présentes dans votre vue (ce qui peut être le cas pour un publipostage réalisé depuis la table 'Articles' ou 'Matériels') le dialogue ci-dessous vous sera présenté.
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Pour utiliser la seconde option qui permet un traitement plus rapide le dossier qui contient ces dernières doit être accessible depuis le poste de l'utilisateur qui réalise le publipostage. Ce dossier étant situé sur le serveur sur lequel est installé GDMS Serveur il doit s'agir d'un dossier partagé. |
Dans tous les cas il vous est demandé de choisir le mode d'envoi.
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Si vous optez pour le mode 'Courrier électronique' vous devrez préciser l'objet du courriel dans la zone 'Options' ainsi que sélectionner le champ contenant l'adresse mail du destinataire. Note : il est donc indispensable qu'un champ courriel soit présent dans votre vue. Si vous optez pour le mode 'Télécopie' vous devrez sélectionner le champ contenant le numéro de télécopie du destinataire (qui doit donc être présent dans votre vue). |
Après export de la sélection GDMS vous informe que son travail est terminé.
Vous pouvez alors :
•préparer votre document Word si vous ne l'avez pas déjà fait en exploitant les informations contenues dans MERGE.TXT,
•cliquer sur le bouton de validation afin de lancer la fusion.
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