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La visibilité est une notion importante dans GDMS, principalement si vous gérez plusieurs sociétés, l'objectif étant de ce cas de permettre d'obtenir en temps réel une vue consolidée des données.
Même si vous ne possédez qu'une société celle ci-sera créée sous une organisation virtuelle nommée du nom du produit.
L'organisation GDMS est sur le niveau hiérarchique le plus élevé. Toutes les autres sociétés seront placées en-dessous en fonction du niveau hiérarchique de la société à partir de laquelle elles auront été créées.
La notion de hiérarchie amène celle de la visibilité d'un enregistrement car certaines tables de l'application répondent à des règles de visibilité.
Un enregistrement sera visible ou pas dans la hiérarchie des organisations internes créées suivant sa visibilité.
Les tables à visibilité variables possèdent un champ nommé 'Visibilité' qui contient la hiérarchie dont dépend leur visibilité. Les tables qui possèdent ce champ assurent, le plus souvent, la gestion de documents de ventes et d'achat tels que les bons de commande, livraisons, factures, ...
Les enregistrements des tables ne possédant pas ce champ sont communs à toutes les organisations et donc visibles depuis ces dernières sans aucune restriction.
La caractéristique des tables à numérotation est que la visibilité est uniquement descendante.
Dans l'exemple ci-dessous l'organisation placée au sommet de la hiérarchie est GDMS.
Les enregistrements créés à partir de cette société seront visibles dans toutes les sociétés situées à un niveau inférieur.
SOC1 et SOC2 sont des organisations 'sœurs' et toutes deux 'filles' de GDMS.
Un enregistrement créé à partir de l'une de ces sociétés :
•sera toujours visible depuis GDMS,
•ne sera pas visible depuis sa sœur,
•sera visible dans les sociétés filles de la société à l'origine de sa création à moins qu'il ne s'agisse d'un document bénéficiant d'une numérotation.
Le champ visibilité des sociétés SOC1 et SOC2 contiendra respectivement :
GDMSSOC1
GDMSSOC2
SOC3 et SOC4 sont également 2 organisations 'sœurs' et 'filles' de SOC1
Un enregistrement créé à partir de l'une de ces sociétés :
•sera toujours visible depuis GDMS et SOC1,
•ne sera pas visible depuis sa sœur,
•sera visible dans les sociétés filles de la société à l'origine de sa création à moins qu'il ne s'agisse d'un document bénéficiant d'une numérotation.
Le champ visibilité des sociétés SOC3 et SOC4 contiendra respectivement :
GDMSSOC1SOC3
GDMSSOC1SOC4
Le champ "Visibilité" est le plus souvent attribué automatiquement en fonction de l'organisation sur laquelle vous travaillez ; mais vous pouvez sur certaines tables modifier cette dernière si nécessaire : tarifs articles, numéros d'affaires, ventilations comptables (liste non exhaustive).