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La solution douce pour distributeurs et ateliers de réparations
Introduction
GDMS (Global Dealer Management System) est une application de gestion intégrée, pour les distributeurs de véhicules industriels, machines agricoles, engins spéciaux et/ou ateliers de réparations qui prend en charge toutes les taches de l'entreprise au travers la gestion (liste non exhaustive) :
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des clients et des fournisseurs, |
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des achats : du bon de commande fournisseur au décaissement, |
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des ventes : du devis à la remise bancaire, |
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de l'interface comptable avec les principaux logiciels de comptabilité du marché (dont EBP et Sage), |
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des articles de différentes marques, des tarifs multiples, des grilles de remises, des conditions particulières (en prix net ou pourcentage), |
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des stocks, |
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des contrats de financement longue durée, d’entretien réparation ou encore de location courte durée, |
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de la gestion des réparations des matériels au travers les ordres de réparation (O.R.), |
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des rapports et des échanges d’informations automatisées avec différents constructeurs, |
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de l’analyse dynamique des données. |
GDMS est basé sur une infrastructure robuste s’appuyant sur des fonctionnalités éprouvées en production chez différentes typologies de clients.
Les fonctionnalités et la philosophie d’applicatif permettent une prise en main rapide et de nombreuses possibilités en termes d’exploitation et d’analyse des données.
L’interface est conçue pour des utilisateurs qui peuvent se consacrer à leurs taches quotidiennes.
La base de données est multi-sociétés, multi-utilisateurs et multi-fenêtres et permet de part son organisation hiérarchique de réaliser de la consolidation de données en temps réel.
GDMS est un logiciel de type coopératif qui communique avec de nombreux logiciels externes tels que : Microsoft Excel, Microsoft Word ainsi que différents logiciels de comptabilité et applicatifs métier.
Organisation des documents
Les documents sont répartis sur 2 tables distinctes :
•L’une porte sur l’entête du document : bon de commande, bon de livraison, facture, ordre de réparation,
C’est à partir de cette table que l’on réalise le principal travail de saisie.
•L’autre porte sur le détail des articles qui constituent le document : bon de commande détail, bon de livraison détail, …
Un accès direct à cette table permet principalement d'obtenir des statistiques.
Numérotation des documents
•Les documents bénéficient d’une numérotation automatique effectuée par GDMS au moment de leur validation.
•Dans le cas de certains documents d’achat tels que les bons de livraison et les factures envoyés par les fournisseurs ; s’ajoute le numéro externe : c’est-à-dire le numéro officiel du document chez le fournisseur.
Un document de vente n'a toujours qu'un numéro, un document d'achat deux pour la partie BL et facture : la numérotation GDMS (référence interne) et le numéro du document chez le fournisseur.
Processus d’achat et de vente
Dans les 2 cas le processus de traitement logique est le suivant
•Commande (facultatif au niveau du processus vente),
•Livraison (c'est à cette seule étape qu'un stock est crédité ou débité),
•Facture,
•Règlement client ou Paiement fournisseur,
•Remise bancaire ou Décaissement.
La gestion des processus d'achat et de vente représente l'architecture centrale de GDMS.
Important : l'actualisation des stocks est toujours réalisée au niveau de l'étape de livraison (incluant les retours marchandises) pour ces deux processus.
Processus d'achat
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Contrairement au module des ventes, le bon de commande est ici toujours obligatoire, pour les articles gérés en stock. |
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La livraison vient actualiser les stocks (incrément pour une livraison classique, décrément pour un retour marchandise) et vient solder en totalité ou en partie les commandes concernées. |
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L'enregistrement de la facture, (il s'agit ici d'une retranscription interne du document original envoyé par le fournisseur), solde les livraisons dont elle fait l'objet et viendra alimenter votre logiciel de comptabilité au cours de la phase d'interface comptable. |
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Le paiement solde en totalité ou partie les factures concernées et viendra alimenter votre logiciel de comptabilité au cours de la phase d'interface comptable. |
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Le décaissement est le constat en date de valeur du débit de votre compte. |
Processus de vente
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La commande client est dans ce processus facultative, cette table sera d'ailleurs utilisée le plus souvent pour la réalisation de devis. |
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La livraison vient actualiser le stock (décrément pour une livraison classique, incrément pour un retour marchandise) et solde les commandes dont elle fait l'objet, le cas échéant. Le livraison peut être à l'origine de réservations (reliquats) si vous ne possédez pas la marchandise en stock. |
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La phase de facturation vient solder le ou les bons de livraisons concernés et viendra alimenter votre logiciel de comptabilité au cours de la phase d'interface comptable. |
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Le règlement vient solder toute ou partie des factures concernées et viendra alimenter votre logiciel de comptabilité au cours de la phase d'interface comptable. |
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La remise est la constat en date de valeur du dépôt en banque des règlements dont elle fait l'objet. Elle viendra alimenter votre logiciel de comptabilité au cours de la phase d'interface comptable. |
Il est à noter que les ordres de réparations, qui n’apparaissent pas dans le schéma ci-dessus génèrent de manière transparente des bons de livraison lors de l’affectation de pièces. Ils sont donc à placer au même niveau que l’étape "Livraison client". La création d'une ligne d'OR entraînant la création automatique et sans intervention de votre part de la ligne de BL correspondante pour actualisation des stocks.