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Thème de rattachement : Gestion des stocks
Informations générales
Ce type d'inventaire permet de réaliser un inventaire généralement réalisé une fois dans l'année et nommé "Inventaire de fin d'année".
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Il est déclenché à partir de la table 'Stock' menu 'Spécificités table' commande 'Démarrer l'inventaire'.
Une fois l'inventaire ouvert les utilisateurs peuvent commencer à saisir l'inventaire via le fichier stock menu 'Spécificités table' commande 'Saisie de l'inventaire'
Une fois l'inventaire finalisé il conviendra de le clôturer (la commande ne devient active que lorsque l'inventaire à commencé) ; avant de faire cela assurez vous d'avoir bien intégré toutes les corrections nécessaires.
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Note : les procédures décrites ci-après sont communes à l'inventaire tournant
Préparation de l'inventaire
Lors de la saisie des résultats vous aurez le choix entre la saisie manuelle, mais néanmoins assistée, et l'importation des données de l'inventaire.
Sélectionnez les enregistrements que vous souhaitez inventorier afin d'établir une liste que vous pouvez obtenir via la commande Imprimer puis choisir l'état
L'état fourni par GDMS est tel que présenté ci-dessous, suivant votre méthode d'inventaire vous pouvez supprimer la colonne 'Quantité disponible' qui reflète celle connue dans le système*.
★Si vous souhaitez procéder ensuite par importation il est important de noter que la quantité disponible avant inventaire devra impérativement être présente en retour dans le fichier d'importation (Cf structure fichier fin de l présente section).
Saisie de l'inventaire
Vous pouvez appeler les articles à inventorier par allée, code emplacement ou référence par référence.
Si vous gérez plusieurs localisations de stock vous pouvez sélectionner celle souhaitée dans la partie supérieure droite du dialogue.
Note : par défaut la localisation principale est sélectionnée.
Les options 'commencent par...' permettent de sélectionner les enregistrements avec un préfixe commun.
La colonne 'Quantité disponible' représente la situation connue en informatique en temps réel, par défaut la colonne 'Quantité relevée' est initialisée sur la base de cette dernière.
Si la quantité effectivement relevée est différente saisissez là dans la colonne prévue à cet effet (un clic permet d'éditer la cellule) et l'écart d'inventaire sera automatiquement calculé.
Pour finaliser cliquez sur le bouton 'Mise à jour inventaire' et ce même si vous n'apportez aucune correction aux données présentées, cela vous permettra de savoir que même si la référence n'a pas fait l'objet d'un redressement elle à néanmoins été inventoriée.
Si une référence à déjà été inventoriée dans le même inventaire, la ligne correspondante sera affichée en couleur.
Que ce soit par saisie ou par importation (Cf paragraphe suivant) un mouvement d'inventaire neutre ou correctif, permettra l'actualisation des champs relatifs au dernier inventaire de la fiche stock (et ce jusqu'au prochain inventaire tournant ou de fin d'année qui viendra remplacer ces informations).
Ici la référence n'a pas fait l'objet de rectification.
La référence à fait l'objet d'un retrait de 2 unités.
Importation d'un fichier inventaire
Le fichier d'importation, format texte (séparateur : tabulation), est constitué des 7 colonnes ci-dessous :
•Référence article,
•Marque,
•Localisation de stock,
•Quantité en stock avant inventaire,
•Quantité en stock relevé sur inventaire,
•Code utilisateur ayant fait le relevé : si non spécifié c'est le code de l'utilisateur qui procède à l'importation qui sera utilisé.
•Code emplacement : si spécifiée cette information permet de relocaliser à la volée la référence inventoriée dans l''emplacement mentionné.
Note : les 2 dernières colonnes peuvent être non renseignées mais doivent être présentes dans le fichier.
Finaliser l'inventaire
Lorsque la saisie de l'inventaire est terminée il convient de le clôturer via le menu 'Spécificités table' commande 'Clôturer l'inventaire'.
Vous pourrez pour finir éditer la situation après-inventaire à tout moment via la commande Impression puis choisir l'état : 'Rapport sur inventaire'.
Toutes les fiches stock inventoriés possèdent un mouvement de type 'Initialisation quantité en stock sur inventaire' que la fiche stock ait fait l'objet d'une correction ou non. Il est ainsi possible de retrouver une situation d'inventaire à une date passée en sélectionnant les mouvements de ce type et d'une date d'inventaire ciblée.
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